Située entre Nantes et la mer, Challans est une ville dynamique de 23 500 habitants qui offre un cadre de vie agréable, alliant vitalité économique, vie associative riche et environnement paisible. La mairie de Challans, engagée dans la qualité du service public, recherche un(e) collaborateur(trice) motivé(e) et dynamique pour encadrer le service population d’une part et renforcer le pôle état civil et affaires funéraires.
Rattaché(e) à la Directrice générale des services adjointe et intégré(e) à une équipe de 9 agents, vos missions principales sont les suivantes :
Missions principales :
- L’encadrement de l’équipe qui assure des missions diverses : (accueil, CNI, état civil, affaires funéraires, élections…)
Vous avez un rôle de coordinateur/trice en ce qui concerne l’organisation des missions, la gestion des plannings, le conseil au quotidien des collaboratrices et le lien avec la direction générale adjointe qui intervient en soutien sur les questions plus juridiques. Votre savoir-faire dans les domaines de l’état civil, des affaires funéraires et des élections, ainsi que votre capacité à renouveler vos connaissances et/ou à développer un apprentissage régulier visant l’amélioration continue seront attendues et accompagnées par la direction.
- Les formalités liées aux actes d’état civil et à leur suivi (avec 2 autres collaboratrices)
- l’accueil des administrés à l’occasion de leurs déclarations et démarches d’état civil ainsi que le lien avec les administrations et organismes concernés.
- l’accueil des familles et la réception des déclarations de naissance, de décès, de reconnaissance d’enfants, les déclarations et consentements en matière de changement de nom….
- l’établissement des livrets de famille
- l’instruction des dossiers de rectification des erreurs et omissions entachant les actes de l’état civil
- la préparation des dossiers et actes de mariages
- les démarches associées à la mise à jour des actes : apposition de mention
- la délivrance de toutes les copies et extraits d’actes
- la conservation et la tenue des registres de l’état civil de la commune
- l’envoi des avis de mention aux officiers de l’état civil compétents
- l’établissement des certificats d’hérédité délivrés sous conditions
- le recensement militaire
- Le suivi des affaires funéraires à savoir :
- l’information des administrés dans le domaine des affaires funéraires
- la délivrance de diverses autorisations en matière funéraire (dont autorisation d’inhumation et de crémation)
- le suivi et la gestion administrative et financière des sépultures et concessions funéraires dans les cimetières
- l’adaptation de la gestion aux nouvelles technologies en étant force de proposition et pro-actif(ve)
- La participation aux affaires électorales à travers l’information des électeurs, la réception et l’instruction des demandes d’inscription sur les listes électorales de la commune, le suivi des procédures de radiation et l’accompagnement des étapes avant, pendant et après les scrutins.
Profil recherché
Vous avez une expérience réussie sur un poste similaire et une connaissance pointue de la réglementation en matière d’état civil, de gestion des affaires funéraires et d’élections. Vous avez l’habitude de travailler sur des applications métiers et êtes à l’aise avec ces outils. Vous aimez le travail en équipe et l’émulsion collective pour faire aboutir des objectifs.
Un diplôme de niveau Bac+2 dans les métiers administratifs territoriaux ou équivalent est souhaité.
Conditions de travail
Le poste est à temps complet sur poste permanent (catégorie C ou B).
Les compétences requises comprennent une bonne connaissance du fonctionnement général d’une mairie ainsi que de la réglementation propre aux missions confiées. Une maîtrise des règles de base en orthographe et grammaire ainsi que des outils bureautiques comme le Pack Office et des progiciels métiers est nécessaire. Vous devez être capable d’accueillir le public avec courtoisie, patience et neutralité, faire preuve de rigueur, d’organisation et de discrétion, tout en sachant gérer des situations de stress, notamment avec des publics parfois en difficulté. L’esprit d’équipe et la polyvalence sont également indispensables.
Les conditions d’exercice impliquent un temps complet de 38 heures 45 par semaine, avec 21 jours de RTT. Le travail inclut une présence certains samedis matin en roulement avec les collègues. Le poste est à pourvoir dès que possible
Vous pouvez candidater en remplissant le formulaire suivant :
Ou par courrier à Monsieur le Maire, Hôtel de Ville, 1 Boulevard Lucien Dodin – B.P. 239, 85302 Challans Cedex.
Pour les agents titulaires de la fonction publique, merci de joindre également votre dernier arrêté de situation administrative ainsi que les trois derniers comptes rendus d’entretien professionnel.